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So setzt du deine OKRs (Objectives and Key Results) richtig auf 🎯

Der richtige Umgang mit OKRs und wie du sie gezielt implementieren kannst, damit du den Output deines Teams weiter stärken kannst.

TLTR⚡; Seit meinem Erstkontakt mit dem "Objectives and Key Results" oder kurz OKR-Framework bei der Staffbase GmbH hat mich die Idee dahinter nicht mehr losgelassen. Als Design Manager, Teamleader und Coach bin ich stetig auf der Suche nach neuen und effektiven Managementtechniken, um diese mit meinen Teams zu validieren und gegebenenfalls zu implementieren.
Dabei gibt es viel Schwund und Einiges verläuft sich im Sand bzw. wird als nicht praktikabel abgelegt. Das OKR-Framework stellt hier allerdings eine der wenigen Ausnahmen da. Warum das so ist und wie du es aktiv anwenden kannst, erfährst du in dem Artikel.

OKR Grundlagen

Objectives and Key Results sollen dir und deinem Team dabei helfen eure Ziele langfristig zu erreichen. Dank des OKR-Frameworks sind du und dein Team in der Lage kontinuierlich und kontrolliert deine und eure Ziele zu verfolgen. Du weiĂźt zu jeder Zeit ĂĽber den aktuellen Status Bescheid und kannst so gezielt motivieren.

Was sind OKRS

Im Vergleich zu anderen Management- oder Zielerreichungs-Frameworks ist das OKR-Framework auf einen kontinuierlichen Austausch unter allen Beteiligten ausgelegt und soll sich in diesem Sinne auch während des Prozesses anpassen und weiterentwickeln. Von daher ist es nicht nötig auf Anhieb eine möglichst perfekte Version auf die Straße zu bekommen.

Vielleicht hast du bereits mit den klassischen Jahres-Zielen gearbeitet. Diese verbrauchen beim Erstellen zumeist viele Ressourcen und verschwinden dann, fĂĽr eine ganze Weile in den Schubladen der Betroffenen, nur um dann kurz vor dem Jahresabschluss rausgeholt zu werden, damit man vielleicht doch noch seinen Bonus bekommt.

Objectives

Hier kommen wir zu einem der Kernelemente der OKRs, die sogenannten "Objectives". Die Objectives sind deine Ziele oder deine Zielstellung. Bei der Generierung deiner Objectives folgst du immer der Führung der obersten Führungsebene, oder der angestrebten Vision, du versuchst deine Objectives mit denen der höher liegenden Ebene zu harmonisieren. Stelle dir vor du und dein Team sitzen in einem Ruderboot und jeder von euch Ruderern verfolgt andere Ziele, wo würdet ihr ankommen? Wahrscheinlich würdet ihr nur spärlich vom Fleck kommen. Wenn ihr allerdings alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet und eure Anstrengungen bündelt, werdet ihr eure Ziele schnell erreichen können.

Key Results

Wie der Name schon sagt, spiegeln die Key Results die Endresultate wider und sollen dir beim Messen deiner Objectives behilflich sein. Zugleich können einzelne Key Results allerdings auch Objectives werden. Dies passiert, sobald die Key Results von einer Organisationsebene an eine andere weiter runter gereicht werden. Dabei wird zum Beispiel das Key Result (Endresultat) deines Vorgesetzen zu deinem Objective (Ziel), für welches du wiederum neue Key Results generierst, um es zu erreichen. Diese Key Results könnten dann auch wieder in der Hierarchie nach unten vererbt werden. Mit dem Ansatz der Vererbung, oder auch Weiterreichung soll sichergestellt werden, dass alle Ziele auf ein übergeordnetes Ziel einzahlen und nicht daran vorbeischießen. Dein sinnbildliches Ruderboot rudert somit einheitlich auf ein gemeinsames Ziel zu.

Was machen gute OKRs aus

Key Results aufsetzen ist erst einmal nicht schwer. Wichtig ist nur, dass man sein Team selbst entschieden lässt, wie die mögliche Zielerreichung für ein Objective aussehen könnte. Das sorgt dafür, dass sie sich selbst Gedanken machen und im Rahmen ihrer Möglichkeiten auch realistische Ziele erarbeiten. Somit ist das oberflächliche Aufsetzen der Ziele schnell gemacht. Im nächsten Schritt wollen wir uns das nochmal genauer anschauen und zwischen qualitativen und quantitativen Zielen unterscheiden. Nur wenn wir beide Komponenten in unseren Key Results vertreten haben, können wir sichergehen, dass unsere Objectives nachhaltig und auch zielführend erfüllt werden.

Um das Ganze ein wenig greifbarer zu machen, versetze dich kurz in die folgende Situation: Du bist ein Callcenter Agent und hast als Key Result am Tag 20 Leute anzurufen. Dies könntest du ganz einfach erfüllen, indem du nur deine Kunden abtelefonierst. Dabei ist nicht gesagt, wie die Kunden abgefertigt werden sollen. Das wiederum lässt sehr viel Raum für Interpretation und kann dazu führen, dass die Kunden nur schnell abgefertigt werden — Bitte nicht falsch verstehen! Es geht hier keineswegs darum sich selbst ein zu enges Korsett zu schnüren. Stattdessen wollen wir die Rahmenbedingungen für ein gesundes Wachstum legen und innerhalb dieser Rahmenbedingungen soll es weiterhin auch möglich sein ein wenig zu experimentieren und seinen eigenen Weg zu finden. Schließlich wollen wir ja nicht die Selbstständigkeit oder die Kreativität des Teams auf dem Weg killen.

Quantitative OKRs

Die quantitativen Key Results haben wir bereits kennengelernt, sie geben zumeist eine feste Zahl an Bedingungen vor, welche es zu erfüllen gilt. Wie du im vorhergehenden Abschnitt bereites gelernt hast, kann dies allerdings schnell zu unerwünschten Ergebnissen führen. Der Vollständigkeit halber hier noch ein paar Beispiele inklusive ihrer Auswirkungen, wenn du sie losgelöst betrachtet/aufsetzt.

Quantitatives Key Results Resultat
Rufe am Tag 200 potentielle Kunden an Es werden 200 Kunden angerufen, dabei ist aber nicht gesagt wie sie angerufen werden oder ob das Telefonat länger als 5 Sekunden gehen muss. Somit sind das Resultat, gegebenenfalls verärgerte Kunden.
Trainiere 2 Stunden pro Tag Zwei Stunden Training am Tag ist eine gute Ausgangsbasis, aber ob ich mich dabei anstrenge oder das Training effektiv ausfĂĽhre eine andere Frage.
Wöchentliches 1on1 mit den Angestellten. Man kann sehr viel Zeit in Meetings verbringen, ohne dass sie einen wirklichen Effekt auf die Performance oder Firmenkultur haben.

Nichtsdestotrotz sind quantitative Key Results wichtig, um uns eine Richtung oder Tendenz zu geben, welche angestrebt werden soll. Allerdings sollten diese Key Results nie alleinstehend, da du sonst schnell in die Gefahr eines unzufriedenstellenden Auskommens rennst. Wie du dem vorbeugen kannst, lernst du im nächsten Abschnitt. Somit sind die quantitativen Key Results unsere Beschleuniger.

Qualitative OKRs

Im Gegenzug zu den quantitativen Key Results, die als Beschleuniger dienen, dienen die qualitativen Key Results als Spurhalteassistent... Erst die qualitativen Key Results halten unser Boot in der Spur und verhindern ein Abdriften.
Alleingestellt können diese nicht überleben, da sie zwar als Spurhalteassistent dienen, aber nicht dabei helfen vom Fleck zu kommen. Für das qualitative Key Result stellst du dir jetzt einmal vor du wärst Mechaniker bei der Formel 1. Dein Key Result ist es, dass du die Fehlerrate bei Pit Stops um 50 Prozent reduzieren sollst. Natürlich würdest du alles versuchen, um Fehler zu reduzieren. Allerdings kann sich dies auch kontraproduktiv auswirken, da es bei einem Formel 1 Rennen auch immer noch um Geschwindigkeit geht. Da zählt jede Sekunde. Hier auch noch ein paar Beispiele inklusive ihrer Auswirkungen.

Qualitatives Key Result Resultat
Nimm dir bei jedem Telefonat die Zeit, die Herausforderungen des Kunden besser zu verstehen. Der Kunde fühlt sich besser aufgehoben und verstanden. Leider kann dies ohne einen Rahmen auch dazu führen, dass ein Telefonat ins Endlose läuft.
In jeder Trainingssession sollte der Puls für wenigstens 20 Minuten im oberen Leistungsbereich liegen. Eine sehr anstrengende und kurze Trainingsrunde, die im Zweifel schnell zu Verletzungen und somit auch zu Trainingsausfällen führen kann.
Jedes 1 on 1 sollte einer festen Agenda folgen und mit einer klaren Handlungsanweisung enden. Ein 1 on 1 sollte im Schnitt nicht länger als 25 Minuten in Anspruch nehmen. Gut strukturiertes 1 on 1 bei dem die Mitarbeiterzufriedenheit leidet, da sich keine Zeit für die menschliche/ persönliche Seite genommen wird.

Quantitativen Key Results, dienen als Beschleuniger. Qualitativen Key Results, als Spurhalteassistent.

David zerbe

Die perfekte Balance

Sobald du qualitative mit quantitativen Key Results kombinierst, kommst du schnell und zielgerichtet zu deinen Zielen, ohne dabei ein Ausufern oder ein Rennen in die falsche Richtung zu riskieren. Das wiederum kann dir nach hinten raus sehr viele Ressourcen sparen.

Ich habe hier fĂĽr dich ein paar Beispiele zusammengetragen, damit du eine Vorstellung davon bekommst, was gute OKRs ausmachen.

Flexibilität im Vergleich zu herkömmlichen Tools

OKRs sollen nicht wie die übliche Zielerreichung über Monate geplant und dann einfach in der Schublade liegen gelassen werden, um sie dann am Ende des Jahres noch einmal mit dem möglichen Jahresbonus abzugleichen. Das OKR-Framework ist ein flexibles Framework, welches einem andauernden Wandel unterworfen ist. Es soll stets in Bewegung bleiben und so aufgesetzt und gewartet werden, dass es sich den Gegebenheiten anpassen und dabei immer im Flow bleiben kann.

Ab wann lohnt sich der Einsatz von OKRs und werden sie dir helfen?

OKRs sind ein Tool, welches richtig genutzt werden möchte. Ob dir OKRs helfen oder nicht siehst du erst in der Anwendung. Ich habe bisher noch keinen Fall erlebt, bei dem mir das OKR-Framework nicht geholfen hätte und dabei war egal ob es sich um kleine oder große Team-Konstellationen gehandelt hat. Sind die OKRs richtig integriert und implementiert steht der Zielerreichung nichts mehr im Weg.

Wann lohnt sich der Einsatz von OKRs nicht?

Im Großen und Ganzen fällt mir gerade kein Szenario ein bei dem OKRs nicht funktionieren können. Wichtig ist vor allem die richtige Integration und Implementation ins Unternehmen und die Unternehmensprozesse, was je nach Unternehmensgröße natürlich einiges an Erfahrung erfordert. Was nicht funktioniert ist, wenn es innerhalb des Unternehmens keine gemeinsame Vertrauensbasis gibt. Dies führt zu unschönen Verschleierungstaktiken und im schlimmsten Fall zu Missgunst. Bevor du in einem solchen Unternehmen mit OKRs startest, solltest du dir Gedanken machen, wie du das kollektive Vertrauen herstellen kannst. Wenn ich merke, dass ein solcher Fall vorliegt, neige ich dazu erst einmal beim Aufbau der Teams anzusetzen, bevor ich die Leute dazu bringe an einem Strang zu ziehen.

Warum scheitern OKRs so oft?

OKRs wollen gelebt werden. Sobald du sie wie die jährliche Zielerreichung behandelst, haben sie kaum eine Chance zu überleben. Darum ist vor dem Etablieren ein gewisses Commitment von dir, deinem Team und deinem Unternehmen wichtig.

OKRs im Unternehmen etablieren

Wenn dein Unternehmen bereits von vielen Initiativen belastet ist, dann wird es kein einfacher Weg. OKRs als Idee zu implementieren und zu streuen ist vergleichsweise einfach, diese dann aber auch zu leben und zu erhalten eine ganz andere Sache. Hier scheitert es oft an fehlender Kommunikation oder fehlendem Engagement. Um OKRs erfolgreich zu etablieren, brauchst du den Zuspruch der obersten FĂĽhrungsebene sowie jemanden, der sich fortlaufend um die Pflege der OKRs kĂĽmmert. Dies beinhaltet zum einen das gemeinsame Aufsetzen und zum anderen auch die kontinuierliche Wartung.

Vorbereitung

Hier kurzer Leitfaden fĂĽr dich. Dieser Leitfaden soll dir als kleiner Schnellstart dienen.

Die Frage nach dem "Warum"

Überlege dir als allererstes, warum du eigentlich OKRs etablieren willst? Sind sie das richtige Werkzeug für das, was du erreichen willst? Ich stelle mir das ganz gerne wie ein Ruderboot vor, in dem oftmals viele Menschen sitzen, welche im schlimmsten Fall aber alle in eine andere Richtung rudern, sodass man sich im Endeffekt nicht von der Stelle bewegt. OKRs können hier sehr gut dafür genutzt werden die Richtung für den gemeinsamen Weg vorzugeben.

Am Ball bleiben — OKRs als Ritual etablieren

Der einfache Teil ist das Etablieren der OKRs innerhalb des Unternehmens. Der weitaus schwerere Teil ist das "am Ball bleiben". Wichtig ist, dass du dir hier ganz genau überlegst in welchen Abständen du den OKR Status mit deinem Team besprechen möchtest. Aus meiner Erfahrung heraus ist der häufigste Grund für das Scheitern von OKRs, dass die Kommunikation vernachlässigt wird. Die OKRs sind keine Jahresziele und sollten auch nicht wie solche behandelt werden. Stimme dich hier am besten mit allen Beteiligten ab und versuche einen wiederkehrenden Termin zu finden. Wir setzen bei uxactly auf einen kurzen wöchentlichen Sync, bei dem jeder die Möglichkeit bekommt seinen OKR-Status vorzustellen. Bei größeren Firmen haben wir gemerkt, dass es leider keinen goldenen Weg gibt, den man auf alle Firmen anwenden kann. Im normalen Fall sitzen wir mit den Teams zusammen und versuchen gemeinsam den effektivsten Weg herauszuarbeiten.

Buchempfehlung

Wenn du dich noch tiefergehend mit dem Thema OKRs beschäftigen möchtest, kann ich dir das Buch "Measure What Matters: OKRs: The Simple Idea that Drives 10x Growth" von "John Doerr" empfehlen. Da wir bereits seit mehr als 4 Jahren mit OKRs — sowohl intern als auch extern — arbeiten, stehen wir dir gern jederzeit zur Verfügung, um OKRs mit dir in deinem Unternehmen oder in deinem Team zu etablieren. "Just do it!" ist schnell gesagt, aber noch schneller gemacht! Erzähl mir gerne von deinen Erlebnissen oder Plänen, hast du bereits Erfahrungen mit OKRs?

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